Вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придаётся большое значение на самом высоком уровне. На сегодняшний день Архивное управление использует в своей работе системы электронного документооборота, осуществляет приём запросов о предоставлении гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов в электронной форме.

Организован обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи между территориальными подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Удмуртской Республике и Архивным управлением Администрации города Глазова. Отработаны процедуры приёма-передачи электронных документов с использованием программного обеспечения «VipNet Client».

Важным направлением деятельности по организации предоставления муниципальной услуги стала система приёма граждан и запросов пользователей в режиме «Одного окна». Это форма работы, позволяющая пользователю получить запрашиваемые документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики, в установленные законодательством сроки и без непосредственного взаимодействия с учреждениями, готовящими данные документы.

Реализована возможность приёма запросов граждан на предоставление архивной информации на "Региональном портале государственных и муниципальных услуг «Удмуртской Республики» (www.uslugi.udmurt.ru) и на сайте муниципального образования «Город Глазов» (www.glazov-gov.ru), где размещена информация о порядке предоставления муниципальной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов».

Несомненно, такая форма приёма заявлений очень удобна для граждан: не надо специально выбирать время и приходить в приёмные часы в Архивное управление, можно заполнить анкету-заявление или написать письмо в произвольной форме, направить его любым способом:

- через Региональный портал государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики;

- на электронную почту архива: arhiv@glazov-gov.ru.

Каждый запрос, поступающий по электронным каналам связи, регистрируется в единой базе данных. Заявителю направляется уведомление о регистрации запроса не позднее следующего дня, где указаны регистрационный номер заявления, дата регистрации, фамилия исполнителя и примерная дата исполнения. Исполненные документы направляются заявителю почтовым отправлением на указанный адрес.

Для получения архивной информации ограниченного доступа, конфиденциального характера необходимо предоставить документы, подтверждающие право на получение данных сведений:

- паспорт заявителя;

- для подтверждения родственных связей — свидетельство о рождении;

- документ, подтверждающий имущественные права на объекты недвижимости и земельные участки;

- документ, дающий право на получение сведений, отнесённых к конфиденциальной информации — нотариально заверенная доверенность.

При любом способе обращения в Архивное управление срок предоставления муниципальной услуги не превышает 30 календарных дней.